SANCHEZ – ABATANGELO Extracto de la Revista Sinergia y Negocios 2014 – Red Plataforma

marzo 14, 2014 No Comments »
SANCHEZ – ABATANGELO  Extracto de la Revista Sinergia y Negocios  2014 – Red Plataforma

AUDITORIA, CONTROL Y BUENOS RESULTADOS

A través de los más de 15 años de experiencia en al área que nos ocupa, desarrollados en los ámbitos educativo, empresario y organizacional, ya sea como auditor externo o interno, y estar en contacto permanente con la actualidad en la materia, intentaremoscubrir el tema y llegar a una conclusión respecto de los BUENOS RESULTADOS de una auditoría.

No es nuestra intención desarrollar conceptos teóricos sobre la materia, sí utilizaremos algunos a los efectos de llegar a nuestra conclusión.

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A través de nuestra experiencia en empresas de diferente envergadura y sobre todo PYMES, podemosdar algunas pautas determinantes para llegar al objetivo superador de una auditoría,“AGREGAR VALOR A LAS ORGANIZACIONES” que a nuestro entender sería el BUEN RESULTADO  de la misma.

Para poder llegar a esta conclusión definiremos en general de que hablamos cuando hablamos de AUDITORIA y luego desglosando los elementos de esta definición arribaremos a nuestra conclusión.

“Auditoría es un PROCESO, llevado a cabo por un SUJETO/S independiente/s del OBJETO, tomando como base un SENSOR, con el OBJETIVO de emitir un informe sobre el OBJETO.”

  • Es un PROCESO, es decir está compuesto de varias etapas que se llevan a cabo sincronizadamente y que se interrelacionan entre sí en todo momento:
    • Planificación: desde nuestro punto de vista es una etapa fundamental ya que si no planificamos adecuadamente no llegaremos al objetivo buscado.
    • Ejecución: es el trabajo de campo. Siempre debemos monitorear lo planificado con lo ejecutado para no perder el norte de nuestro trabajo.
    • Conclusión: va a estar determinado por el informe que emitamos en base a todo el trabajo planificado y ejecutado, contando con todas las evidencias de auditoría que hayamos relevado durante la ejecución.
    • El SUJETO O SUJETOS, deben ser independientes respecto del OBJETO, esta es una condición básica y fundamental, pero además deben contar con la IDONEIDAD, TRAYECTORIA y EXPERIENCIA necesarias para llevar a adelante el proceso.
    • Cuando hablamos de OBJETO nos referimos a lo que vamos a auditar, pueden ser de diversa índole, desde un proceso simple hasta una auditoría completa de una organización. Auditorías de control interno, estados contables, financiera, fiscal, de sistemas, de calidad, de medio ambiente, de RSE, de gestión,etc. Lo importante es identificar muy precisamente el OBJETO en la etapa de PLANIFICACION, de lo contrario no tendremos un camino seguro para llegar a las conclusiones adecuadas.
    • En base a que auditamos el objeto?, en base al SENSOR,que es el parámetro con el que contamos a la hora de evaluar el correcto funcionamiento del OBJETO auditado.
    • Y llegamos al último concepto de nuestra definición el OBJETIVO, y tal como lo hemos identificado desde el principio es AGREGAR VALOR, con lo cual si una auditoría no agrega valor, SI NO HAY MEJORAS de nada servirá para los usuarios del OBJETO AUDITADO.

Ahora bien, como vinculamos cada uno de estos elementos y logramos llevar a cabo una auditoría logrando las tres “E” del control (ECONOMIA, EFICACIA Y EFICIENCIA), para ello debemos dedicar el tiempo necesario a las etapas mencionadas:

  • PLANIFICACION: Para planificar nos ayudarán 5 (cinco) preguntas básicas:
    • ¿Qué? – Se quiere hacer.
    • ¿Cómo? – Se quiere hacer.
    •  ¿Cuándo? – Llevarlo a cabo.
    • ¿Cuánto? – Costo de llevarlo a cabo.
    • ¿Quiénes? – Desarrollaran las tareas.

Es fundamental en esta etapa conocer el tamaño y tipo de empresa; identificar específicamente para que hemos sido contratados; identificar el objeto; evaluar la significatividad  de cada elemento a evaluar; asignar los recursos adecuados y necesarios en cada etapa buscando maximizar la tarea; dejar bien en claro con quienes contratan el servicio cual será el objeto y el informe a entregar; no dejarnos llevar por la influencia de algún sector en particular; nunca perder la OBJETIVIDAD e IDEPENDENCIA.

  • Si no PLANIFICAMOS adecuadamente estaremos vagando por objetivos inciertos sin llegar a conclusiones de valor para los usuarios de nuestro trabajo.
  • Dedicarle tiempo extra a la planificación nos puede ahorrar mucho tiempo a la hora de EJECUTAR la tarea.

 

  • EJECUCION: durante esta etapa debemos respaldar nuestra tarea con evidencias valederas para que no queden dudas respecto de nuestra opinión y recomendaciones. Nunca debemos dejar de monitorear lo planificado con lo ejecutado, de lo contrario perderemos el norte de nuestro trabajo.

 

  • CONCLUSION: planificando y ejecutando adecuadamente, podremos formarnos una opinión que seguramente arrojará un informe con amplio valor agregado para los usuarios de nuestro trabajo, y servirá de mucho en las etapas posteriores de implementación de nuestras recomendaciones, llegando así al objetivo primordial de una auditoría “AGREGAR VALOR A LAS ORGANIZACIONES”.
    • Es muy importante que no solo nos quedemos en la emisión de un informe, sino que debemos monitorear que nuestras recomendaciones incluidas en el mismo se llevan a cabo en tiempo y forma. Si logramos esto podemos decir que hemos obtenido un buen resultado de auditoría y hemos “AGREGADO VALOR  LA ORGANIZACION”.

 

 

Integración de tareas de auditorías con diferentes OBJETOS

Es un tema que desde nuestro punto de vista debe llevarse a cabo para lograr una mayor ECONOMIA, EFICIENCIA Y EFICACIA de los recursos.

Lo que planteamos es que por ejemplo una empresa que por un lado debe cumplir con exigencias legales de diferentes organismos del estado, ha certificado Normas Iso, y además debe cerrar su balance, podemos integrar estas auditorías y a través de una planificación adecuada lograr identificar los diferentes SENSORES, integrarlos en un solo trabajo de auditoría y así economizar tiempos, tareas y recursos.

La importancia de tareas de auditorías en proyectos de implementación de sistemas ERP  

El último tema que mencionaremos y que nos gustaría desarrollar en futuras publicaciones, es la importancia que tienen las tareas de auditoría en los proyectos de implementación de ERP, sobre todo en las etapas de PREPARACION Y RELEVAMIENTO, PRUEBA, LANZAMIENTO Y SEGUIMIENTO.

PREPARACION Y RELEVAMIENTO: si no contamos con experiencia en el área de auditoría no podremos detectar las necesidades de la organización, que procesos y circuitos se necesitan mejorar a través de la implementación de un ERP.

PRUEBA: deberemos contar con pruebas de auditoría para determinar si los outputs que surgen del proceso de datos son correctos y adecuados respecto a lo planificado.

LANZAMIENTO Y SEGUIMIENTO: existen procesos complejos que tienen que ver con la migración de datos y el seguimiento de la implementación, donde debemos utilizar técnicas de auditoría para determinar si lo que estamos llevando a cabo era lo que necesitaba la organización al comienzo del proyecto.

CONCLUSION FINAL

Las tareas de auditoría son necesarias en todo tipo de organizaciones, en cada uno de sus ciclos de vida, en cada uno de sus procesos, circuitos y sistemas, lo importante es poder identificar que es lo que necesita la organización en cada momento de su vida, a partir de allí identificar el OBJETO a auditar, para que PLANIFICANDO adecuadamente y EJECUTANDO de acuerdo a los planificado podamos CONCLUIR  y recomendar acciones que contribuyan a AGREGAR VALOR A LA ORGANIZACIÓN aportando a la mejora continua, integrando la mayor cantidad de SENSORES en la planificación y ejecución con el objetivo de economizar y hacer más eficiente y efectiva las tareas de auditoría.

 

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